VERBİS Kaydı Nedir?

Gerçek kişilerin kişisel verilerini işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca VERBİS kaydı gerçekleştirmekle yükümlü kılınmıştır.

VERBİS Kayıt tarihi ve VERBİS Kayıt Son Tarihi

Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler için VERBİS kayıt son tarihi Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından 30.05.2022 tarihine dek uzatılmıştır. Yakın zamanda VERBİS kaydını tamamlamayan şirketlere idari para cezası uygulanmaya başlanmıştır.

VERBİS’e Kimler Kayıt Olacak?

Gerçek kişilerin kişisel verilerini tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. Maddesi uyarınca Veri Sorumluları Sicili’ne kaydolmakla yükümlü kılınmıştır. İlgili kanun maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde, Başkanlık tarafından kamuya açık olarak Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) tutulacaktır.

Madde metninde de belirtildiği üzere kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin VERBİS kaydı gerçekleştirmesi gerekmektedir. Kurul’un 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmış 2018/88 sayılı Kararı uyarınca yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler, yurt dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişiler, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmamakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları Veri Sorumluları Sicili’ne  (VERBİS) kayıt ile yükümlü tutulmuştur.

VERBİS Kayıt İstisnaları

VERBİS kaydı hakkında istisnalar 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. Maddesinde sayılmıştır. Kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. Maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmesi halinde veri sorumlularının, Sicile kayıt esnasında işledikleri kişisel verilerle ilgili olarak VERBİS’e bilgi girişi kaydı yapması zorunlu değildir. Bu faaliyetler;

• Kişisel verilerin üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak şartıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonimleştirilerek araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek şartıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
• Suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için kişisel verilerinin işlenmesinin gerekli olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerinin işlenmesi.
• Kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için kişisel veri işlemenin gerekli olması.
• Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak gerekli olması.

olarak sayılmıştır.

Kanun’un yanısıra bazı gerçek ve tüzel kişi veri işleyen kişiler de Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıttan müstesna tutulmuştur. Bu kişiler Resmî Gazete’de yayımlanan Kurul kararları uyarınca;

• Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
• Noterler,
• Dernekler, vakıflar ve 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
• Siyasi partiler,
• Avukatlar,
• Gümrük müşavirleri,
• Arabulucular,
• Serbest muhasebeci mali müşavirler- yeminli mali müşavirler,
• Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar

sayılmıştır.

Yukarıda sayılan kişiler VERBİS’ kayıt yükümlülüğünden istisna tutulsalar dahi 6698 Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata aykırı iş ve işlemlerde bulunamayacaktır. Bu kişilerin kişisel verilerin korunması mevzuatına tam uyum sağlaması zorunludur.

VERBİS Kayıt Şartları

Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler kanun koyucu tarafından en geç kişisel veri işlemeye başlamadan önce sicile kayıt yükümlülüğüyle yükümlü tutulmuştur. Kurul tarafından Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt adına belirtilmiş olan sınırların veri sorumluları tarafından geçilmesi halinde veri sorumlularının yükümlülük altına girmelerinden itibaren 30 gün içerisinde bu yükümlülüklerini yerine getirerek sicile kaydolması gerekmektedir.

Kayıt yükümlülüğünü herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle yerine getirememiş olan veri sorumluları, VERBİS kaydını gerçekleştirememelerinin sebeplerini bu imkansızlığın ortaya çıkış tarihinden itibaren en geç 7 iş günü içerisinde Kuruma yazılı olarak başvurmak ve gerekçesini belirtmek şartıyla, kayıt yükümlülüklerini yerine getirebilmek için ek süre talep edebileceklerdir. Kurum, bir defaya mahsus olmak ve her halde otuz günü geçmemek üzere ek süre verebilecektir.

VERBİS’e Neler Kaydedilir?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16.maddesinde Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) hangi kişisel verilerin girişinin yapılacağı açıklanmıştır. İlgili hüküm uyarınca;

• Veri sorumlusu ve varsa veri sorumlusu temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri.
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.
• Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkında açıklamalar.
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler.
• Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.
• Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.

ile ilgili bilgiler Veri Sorumluları siciline (VERBİS) kaydedilecektir. Sicile eklenecek bilgiler kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin daha önce hazırlamış oldukları kişisel veri envanterleri göz önüne alınarak hazırlanmaktadır. Bu bilgilerin yüklenmesi suretiyle VERBİS kaydı yapılması halinde gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları kayıt yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılacaktır. Kendisine ek süre verilmiş veri sorumluları VERBİS kayıt yükümlülüğünü bu süre tamamlanmadan gerçekleştirmelidir.

Veri sorumluları Kanun ve yönetmelikler kapsamında sicile sunulan ve sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumlu tutulmuştur. İlgili kişilerden gerçek ve tüzel kişilerce toplanan kişisel veriler hakkında değişiklikler meydana gelmesi halinde bu değişiklikler derhal (yedi gün içerisinde) Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilecektir.

VERBİS Kayıt Danışmanlığı

Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kaydın tam olarak sağlanması ve ihlallerinin önüne geçilmesi kişisel veriler konusunda uzman bir avukatla çalışılmasını gerektirmektedir. Gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veriler konusunda olası idari ve cezai tedbirlerle karşı karşıya kalması bu sayede engellenebilecektir.

Yukarıda hukuki açıdan önem ihtiva eden VERBİS kaydı ve şartları konusu genel bir çerçeveyle açıklanmıştır. VERBİS kaydı ve şartları konusu oldukça önemli ve hukuki danışmanlık alınması gereken başlıca konulardan biridir. Daha fazla bilgi ve danışmanlık için hukuk büromuzla ve en iyi bilişim avukatları ile iletişime geçebilirsiniz.