İçindekiler
Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. maddesinde açıklanmıştır. İlgili hükme göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt olmak zorundadır.
Hükümde ayrıca işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınarak yine Kişisel Verileri Koruma Kurulunca Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt zorunluluğuna istisna getirilebileceği belirtilmiştir.
Türkiye’de Veri Sorumluları Sicili VERBİS adıyla oluşturulmuştur. Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler VERBİS’e işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yaparak bu kayıt sistemini kullanmaktadır.
Kimler Veri Sorumluları Sicili ’ne (VERBİS) Kayıt Zorunluluğu Altındadır?
Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından alınan ve 18.08.2018 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan 2018/88 sayılı kararda Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kaydolmakla yükümlü kişiler belirtilmiştir. Karar uyarınca;
- Yıllık çalışan sayısı elliden çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumlularının,
- Yurt dışında yerleşik gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularının,
- Yıllık çalışan sayısı elliden az ve yıllık bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumlularının,
- Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının,
Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kaydolması zorunludur.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 8. maddesi uyarınca kayıt yükümlülüğü altında bulunmayan, sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumlularının yükümlülük altına girmelerini takiben otuz gün içerisinde Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kaydolmaları gerekmektedir.
Kayıt yükümlülüğü altında bulunan fakat herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle kayıt yükümlülüğünü yerine getiremeyen veri sorumluları ise, bu imkansızlığın ortaya çıktığı tarihten itibaren en geç yedi iş günü içerisinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na yazılı olarak başvurmalı ve gerekçesini belirtmek şartıyla kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek için yine Kişisel Verileri Koruma Kurumu’ndan ek süre talep etmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu ek süre taleplerini bir defaya mahsus olmak ve otuz günü geçmemek üzere veri sorumlularına sağlamaktadır.
Kayıt Bildirimi Nasıl Yapılır?
Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt gerçekleştirilirken dikkat edilmesi gereken birden fazla nokta bulunmaktadır. Bu noktalardan ilki bir irtibat kişisinin atanmasıdır. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in Tanımlar başlıklı 4. maddesinde irtibat kişisi tanımlanmıştır. Bu tanım uyarınca irtibat kişisi, Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişi veri sorumlusu temsilcisinin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile kurulacak iletişim için veri sorumlusu tarafından Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt esnasında bildirilen gerçek kişi olarak belirtilmiştir. Veri sorumlusunun Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt ve diğer iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi için bir irtibat kişisi ataması zorunludur.
Bir diğer önemli nokta ise kayıtlı elektronik posta (KEP) adresidir. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in Tanımlar başlıklı 4. maddesinde kayıtlı elektronik postanın tanımı yapılmıştır. Bu tanım uyarınca elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini belirten posta kayıtlı elektronik posta (KEP) olarak sayılacaktır.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’te ayrıca veri sorumlusu temsilcisi tanımına da yer verilmiştir. İlgili tanım uyarınca veri sorumluları, belirli konularda veri sorumlusunu asgari temsile yetkili Türkiye’de yerleşik tüzel kişi ya da Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiyi veri sorumlusu temsilcisi atayabilecektir.
Kayıt yükümlülüğü kapsamında Veri sorumluları Sicili’ne (VERBİS) aşağıda yer alan şu bilgiler iletilmektedir:
- Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgilerine ilişkin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek başvuru formunda yer alan bilgiler,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
- Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
- Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda öngörülen ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen kriterlere göre alınan teknik ve idari tedbirler,
- Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi (saklama süresi).
Yukarıda belirtilen başlıklar Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) açıklanırken kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum projesi kapsamında daha önce hazırlanmış olan kişisel veri envanteri kullanılarak Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) iletilecektir.
Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresine ilişkin bilgiler ise veri kategorileri ile eşleştirilerek Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kaydedilmelidir.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’e Göre Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu Temsilcisi ve İrtibat Kişisinin Yükümlülükleri Nelerdir?
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 11. maddesinde veri sorumlusu, veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisinin yükümlülükleri açıklanmıştır.
Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki veri sorumluluğu kapsamındaki yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilebilecektir. Tüzel kişiler açısından bu yükümlülükler yönetim kurulu eliyle gerçekleştirilebilecektir.
Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları ise yükümlülükleri yerine getirmek üzere asgari düzeyde yetkili olacak veri sorumlusu temsilcileri atayabilecektir. Veri sorumlusu temsilcisinin atanmasına ilişkin yetkili organ veya kişi tarafından alınacak kararın tasdikli örneğinin, kayıt başvurusu sırasında veri sorumlusu temsilcisi tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na sunulması gerekmektedir.
Veri sorumlusu temsilcisi asgari olarak şu hususlar hakkında yetkiye sahip olacaktır:
- Kişisel Verileri Koruma Kurum’u tarafından yapılan tebligat ve yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etmek.
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından veri sorumlusuna yollanmış talepleri veri sorumlusuna iletmek ve veri sorumlusunun taleplere ilişkin cevaplarını Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletmek.
- İlgili kişilerin veri sorumlusuna başvuru adına yönelteceği talepleri veri sorumlusu adına almak ve veri sorumlusuna iletmek.
- İlgili kişilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca göndermiş olduğu taleplerin veri sorumlusu tarafından hazırlanmış olan cevabın iletilmesini sağlamak.
- Veri sorumlusu adına Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) ilişkin iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’te Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt sırasında irtibat kişisi bilgilerinin Sicil’e işlenebileceği belirtilmiştir. İrtibat kişisi veri sorumlusu temsilcisinin aksine veri sorumlusunu kişisel verilerin korunması mevzuatı uyarınca temsile yetkili olmayacaktır. İrtibat kişisi yalnızca ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda aradaki iletişimi sağlamaktadır.
Yukarıda hukuki açıdan önem ihtiva eden Veri Sorumluları Sicili konusu genel bir çerçeveyle açıklanmıştır. Veri Sorumluları Sicili konusu oldukça önemli ve hukuki danışmanlık alınması gereken başlıca konulardan biridir. Daha fazla bilgi ve danışmanlık için hukuk büromuzla iletişime geçebilirsiniz.
