İçindekiler
Ticaret yapan kişiler/şirketler, yani tacirler yapmış oldukları ticari faaliyetleri belgelemekle yükümlüdür. Tacirlerin gerçekleştirdiği alımlar, satımlar, yapılan işlemlere dair faturalar ve diğer belgelerle ispatlanabilir. Bununla birlikte toplamda yapılan giderler ve elde edilen gelirlerin kayıt altında olması zorunludur. Böylece tacirlerin toplamda ne kadar kâr veya zarar ettiği ortaya çıkar. Tacirler buna ilişkin tüm bilgileri belirli defterlere kaydederler. Bu defterlere ticari defter adı verilmektedir.
Ticari defterlerin hukuki açıdan da önemi büyüktür. Zira tacirler doğal olarak gelir elde etmekte ve bu gelir üzerinden vergi ödemektedir. Bu nedenle ödeyecekleri vergi miktarının tespitinde bu defterler önemli bir rol oynar. Bu itibarla ticari defterler hukuki uyuşmazlıklarda kritik bir niteliğe sahiptir. Usulüne uygun tutulan ticari defterler, bu defterleri tutan tacirler lehine delil oluştururlar. Şimdi ticari defter kavramına, çeşitlerine ve delil niteliklerine yakından göz atalım.
Ticari Defter Kavramı
Yukarıda da açıkladığımız üzere ticari defterler, tacirlerin ticari faaliyetleri nedeniyle yasal olarak tutmak zorunda olduğu defterlerdir. Nitekim Türk Ticaret Kanunu da açıkça tacirlerin ticari defter tutmak zorunda olduğunu belirtmiştir. Tacirlerin hangi defterleri nasıl tutması gerektiği de yine ilgili kanunlarda belirtilmiştir. Ticari defterlerin kanuna uygun tutulması zorunludur. Zira aykırılık halinde tacirin vergilendirilmesi de hatalı olacaktır. Bu nedenle de belki tacirin eksik vergi ödemesi söz konusu olacaktır. Bunun dışında tacir, hatalı defter tutması nedeniyle kayıtlarına göre iflas etmiş görünebilecektir. Bu durumda da hileli iflas veya taksiratlı iflas durumları söz konusu olabilecektir. Böyle bir ihtimal halinde tacirin yasal olarak sorumluluğu söz konusu olur.
Ticari defterlerin açılış ve kapanışta onaylanması gerekmektedir. Bu onay işlemleri kanunun öngördüğü şekilde noter tarafından yapılır. Ancak elektronik ortamda tutulan defterler için böyle bir zorunluluk mevcut değildir.
Ticari Defter Çeşitleri
Yasal olarak tacirlerin tutması gereken defterler çeşit çeşittir. Bu defterler de tacirin gerçek kişi veya tüzel kişi olmasına göre farklılık göstermektedir. Gerçek kişi (şahıs) olan tacirler, yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tutmakla yükümlüdür. Tüzel kişi olan tacirler ise ek olarak karar defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmakla yükümlüdür. Bu defterleri şimdi tek tek inceleyelim.
Yevmiye Defteri
Yevmiye defteri, kayıt altına alınması gereken işlemleri tarih sırasına göre listelemek suretiyle tutulan defterdir. Bu defterde ilgili işlemin tarihi, işlemin türü, işlemin tutarı ve varsa dayanağı gibi bilgiler yer alır.
Defteri Kebir
Diğer adı “Büyük Defter” olan defteri kebir, yevmiye defterinde mevcut kayıtların sistemli bir şekilde hesaplara dağıtıldığı ve toplandığı defterdir. Yevmiye defterinde düzensiz olarak tarih sırasına göre yer alan kayıtlar, defteri kebirde düzenli olarak yer bulur.
Envanter Defteri
Ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonraki her hesap döneminin sonunda tutulması gereken defterdir. İşletmenin mevcut olan tüm alacakları, borçları, malvarlığı gibi işletmeye dair aktif/pasif tüm kayıtları envanter defterinde yer alır.
Karar Defteri
Tüzel kişi tacirlerin almış oldukları kararların yer aldığı defter karar defteridir. Kararlar ile uygulamaların uyumlu olup olmadığının tespiti için karar defteri önemli bir role sahiptir.
Pay Defteri
Şirketlerde şirketin mevcut pay sahiplerinin, esas sermaye paylarının, pay ve intifa hakkı sahiplerinin ve bunların adreslerinin yer aldığı defterdir. Pay devirlerinin takibi için önemlidir.
Yönetim Kurulu Karar Defteri
Şirketin, varsa yönetim kurulunun; yoksa yöneticilerinin şirket yönetimi ile ilgili aldığı kararların yer aldığı defterdir.
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Tacirlerin genel kurul toplantılarında konuşulan hususların ve alınan kararların yer aldığı defterdir. Bu deftere toplantı içeriği aynen aktarılabileceği gibi, toplantı sırasında tutanak tutuluyorsa deftere yapıştırılması da mümkündür.
Ticari Defterleri Saklama Zorunluluğu
Tacirlerin tutmuş oldukları ticari defterler, ödenecek vergiyi belirlemek açısından öneme sahiptir. Bunun dışında ticari bir uyuşmazlık söz konusu olduğunda ticari defterler de uyuşmazlığa ilişkin delil teşkil edebilir. Bu nedenle ticari defterlerin kullanılmasa dahi belirli bir süre saklanması ve yetkili kurumlarca istenmesi halinde ibrazı zorunludur. Yasaya göre ticari defterler en az 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.
Ticari defterlerin gereği gibi saklanmaması nedeniyle tacirin herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Ancak defterlerini ibraz etmesi istenen bir tacir defterlerini ibraz etmezse bu durum aleyhine sonuç doğurabilecektir. Bu konuyla ilgili detayları aşağıdaki başlıkta paylaşacağız. Bununla birlikte, tacir ticari defterlerini hiç tutmamış veyahut eksik tutmuş ise bu durumda yaptırımla karşılaşacaktır. Buna göre, tacir hakkında hapis cezası veya adli/idari para cezası gibi yaptırımlar uygulama alanı bulur.
Ticari Defterlerin Delil Niteliği
Bir hukuki uyuşmazlıkta ticari defterler sahibi tacir hakkında delil niteliğine sahip olabilir. Özellikle de tacirin ticari faaliyetlerinden kaynaklanan uyuşmazlıklarda ticari defterlerin delil niteliği söz konusudur. Ancak delil niteliği için defterlerin bazı şartları yerine getirmiş olması gerekir.
Ticari defterlerin delil olarak kullanılabilmesi için öncelikle usulüne uygun ve eksiksiz tutulmuş olması gerekir. Fiziki ortamda tutulan defterler noterlikçe açılış-kapanış onayları yapılmış olmalı ve kayıtlar birbirini doğrulamalıdır. Söz konusu hukuki uyuşmazlığın her iki tarafının da tacir olması ve uyuşmazlığın ticari faaliyetten kaynaklı olması gerekir. Karşı taraftaki tacir, kendi iddiasını kendi defterleriyle ispat edemiyorsa veya defterlerinde eksiklik varsa veyahut hiç defter kaydı yoksa bu durumda diğer tacir kendi iddiasını ispatlamış olur. İddiasını kendi defterleriyle bu şekilde ispat edemeyen tacir için karşı tarafın defterleri aleyhine delil teşkil eder.
Ticari defterler hakkındaki bu yazı tamamen bilgilendirme amaçlı olup hukuki görüş ve/veya tavsiye içermemektedir. Herhangi bir hukuki sorununuz olduğunda bu konuda uzman bir avukattan profesyonel destek almanızı öneririz.
